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Pourquoi faire appel au service d’une agence de voyage d’affaires ?

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La préparation d’un voyage d’affaires est loin d’être une promenade de santé. Cependant, ce n’est pas mission impossible grâce à la possibilité de faire appel à un professionnel comme une agence spécialisée.

L’expérience et le savoir-faire au service des entreprises

Formulaires administratifs, documents de travail, réservation des billets et des chambres d’hôtel, guidage, traduction, location de voiture, bagages… L’organisation d’un voyage d’affaires comprend de nombreux impératifs parfois difficiles à appréhender. C’est la raison pour laquelle il est préférable de se tourner vers une agence de voyages d’affaires pour ne pas compromettre son déplacement, surtout si celui-ci se déroule à l’étranger.

Faire appel à ce genre d’expert permet de bénéficier d’une expérience éprouvée et d’un savoir-faire fiable dans un contexte en évolution permanente. En effet, une telle agence dispose de toutes les ressources nécessaires et maîtrise tous les outils pour faire de votre déplacement une réussite. Elle vous propose généralement un service sur mesure avant et après votre mission, et s’engage à respecter la politique de voyage de votre entreprise.

Pour un missionnaire, les services proposés par une agence de voyage d’affaires est une réelle source de gain de temps et de sécurité. Ces services concernent notamment la préparation des documents administratifs qui peuvent être différents selon le pays de destination. L’entreprise bénéficie par la même occasion de tarifs compétitifs, ce qui se ressentira forcément sur le budget de déplacement.

Autre spécificité d’une agence de voyages d’affaires, la possibilité de profiter d’une écoute permanente et de proximité et une gestion plus fluide des contraintes et des incidents éventuels. Son professionnalisme est fiable, car pour pouvoir travailler dans ce domaine pointu, l’agence doit impérativement avoir une licence professionnelle délivrée par le commissariat général au tourisme. Des formations sont régulièrement organisées pour remettre à niveau la personne sur les nouvelles réglementations, produits et destinations.

Un véritable levier d’économies

De nombreuses entreprises ne disposent pas de services dédiés à la gestion des voyages professionnels. Les choses se compliquent quand il s’agit de gérer les déplacements de tout un staff de commerciaux et de représentants, d’autant plus qu’au moins un collaborateur est affecté à la préparation des voyages. Des mesures s’imposent également pour amoindrir les coûts. Faire appel à un expert permet d’accéder à un large réseau de compagnies de transport et d’hôtels, y compris les compagnies low cost est les hébergements alternatifs. Il est également possible centraliser toutes les factures pour une meilleure gestion des coûts.

Enfin, s’adjoindre les services d’une agence de voyages d’affaires, c’est bénéficier de services MICE (meetings, incentives, conferencing, exhibitions) grâce à des partenariats avec des agences de communication. Vous pouvez lui confier la réservation des locaux pour vos réunions, la restauration, l’organisation de vos soirées d’entreprise et de vos activités de team building. Au final, votre société dépense moins et dépense mieux à travers la rationalisation du budget.

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